ChanelMuslim.com – Merapikan dokumen dalam lemari arsip dapat menjaganya dari kerusakan ataupun lipat-lipatan. Lemari arsip yang rapi juga akan menambah efisiesi pekerjaan. Saat harus mencari dokumen yang dibutuhkan, Anda akan lebih menghemat waktu jika dokument telah diletakkan pada tempat yang mudah didapatkan ataupun yang telah tertata rapi.
Berikut ini tips untuk merapikan dokumen dalam lemari arsip yang dikutip dari officegoods.co.id:
Membuatkan Daftar Dokumen
Buat terlebih dahulu daftar dokumen yang akan disimpan di lemari arsip. Hal ini tentu akan memudahkan penataan dokumen di lemari sehingga lebih rapi dan mudah diambil jika ada dokumen atau barang kebutuhan kantor yang ingin diambil dari lemari arsip.
Jika perlu, tentukan jumlah rak yang dibutuhkan sesuai dengan daftar dokumen yang telah dibuat. Sehingga tidak perlu menumpukkan semua dokumen di satu lemari arsip saja.
Baca Juga: Tips Mudah Menyimpan Makanan Agar Awet di Lemari Es
Merapikan Lemari Arsip
Menyimpan Dokumen Pada Tempatnya
Setelah Anda membuatkan daftar dokumen, saatnya Anda meletakkan dokumen-dokumen tersebut pada tempatnya.
Jika perlu Anda bisa memberikan label untuk setiap bagian rak yang digunakan untuk dokumen tertentu. Hal ini untuk memudahkan karyawan untuk mengambil dokumen tertentu yang disimpan di lemari arsip atau rak kantor.
Perhatikan Letak Atau Posisi Lemari Rak
Sebaiknya letakkan rak di posisi yang dekat dengan karyawan sehingga menghemat waktu karyawan jika harus bolak-balik ke lemari arsip untuk mengambil dokumen tertentu.
Selain itu, pastikan juga posisi lemari rak diletakkan di tempat yang tidak mudah lembab serta mendapatkan udara yang cukup. Jangan letakkan terlalu berhimpit dengan furniture kantor yang lain.
Rajin Membersihkan Lemari Arsip
Membersihkan lemari arsip tidak hanya ketika sebelum menggunakannya, namun juga harus dibersihkan secara rutin. Hal ini dikarenakan lemari arsip adalah tempat yang rentan terkena debu, kotoran dan juga mudah lembab.
Sehingga jika rutin dibersihkan akan mengurangi resiko dokumen yang mudah usang atau lemari yang kotor dan dihinggapi sarang laba-laba ataupun kotoran debu.
Terdapat beberapa jenis lemari atau rak kantor yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan ruangan kantor Anda.
Ada lemari arsip jenis kayu dengan desain minimalis untuk ruangan kantor yang kecil, dan ada juga lemari arsip ukuran besar dengan roda di bagian bawahnya untuk memudahkan mobilisasi jika perlu memindahkan lemari arsip ke tempat lain. [Ln]
